Datenschutzerklärung

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1. Schutz von personenbezogenen Daten

Diese Erklärung beschreibt, wie öffentliches Notariat Dr. Stephan Verweijen ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Die Erklärung richtet sich an unsere bestehenden und ehemaligen Klienten, Interessenten und potentielle zukünftige Klienten sowie ihre jeweiligen Gesellschafter, Organe und ihre Mitarbeiter.

Wir, öffentliches Notariat Dr. Stephan Verweijen, bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Fall Ihrer Einwilligung bzw. zur Ausführung des von Ihnen erteilten Auftrags zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken oder wenn eine sonstige rechtliche Grundlage (im Sinn der DSGVO) vorliegt. Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung unserer notariellen Aufgaben und Leistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

2. Zwecke der Datenverarbeitung:

Wir werden ihre Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

– Wenn Sie per Formular auf der Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Im Übrigen verarbeiten wir die von Ihnen bekannt gegebenen Daten:

– zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Klientenbeziehung;
– zur (im Regelfall unverschlüsselten) Kommunikation mit dem Klienten;
– zur Ausübung von Beratungstätigkeiten im Bereich des Immobilien-, Erb-, Familien-, Gesellschafts-, Unternehmens-, Stiftungs- sowie Zivilrechts und des angrenzenden Steuerrechts;
– zur Abwicklung und Erfüllung von erteilten Aufträgen;
– zur Vertretung vor Behörden, insbesondere Grundbuchs- und Firmenbuchgerichten, Finanzämtern sowie sonstigen Behörden;
– zur Berechnung und der fristgerechten Abfuhr von Abgaben, Gebühren und Steuerbeträgen;
– zu allen sonstigen Tätigkeiten, die zur selbständigen Ausübung des Amtes als öffentlicher Notar zählen;
– zur Vertragserstellung und –abwicklung, zur Verwaltung von Treuhanderlagen sowie überhaupt zur Übernahme von Treuhandschaften;
– zur Errichtung und Verwahrung von letztwilligen Verfügungen oder sonstigen erbrechtsbezogenen Urkunden.

3. Rechtsgrundlagen

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Kommunikation über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonischen Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art.6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten. Wenn Sie unser Klient sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit eine gesetzliche (insb. abgabenrechtliche) Verpflichtung besteht, verarbeiten wir ihre Daten aufgrund dieser gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO).
Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 1 genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO).

Soweit wir die personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Zur Erfüllung eines erteilten Auftrags kann die Bereitstellung der Daten allerdings vertraglich oder gesetzlich vorgeschrieben sein. Die Nichtbereitstellung kann in diesem Fall für sie nachteilige Folgen haben (Finanzvergehen, Rücktritt eines Vertragspartners von einem Vertrag, Verzugsfolgen, Schadenersatzpflichten, etc.).

Sofern wir Ihre Daten nicht bei Ihnen erhoben haben, unterliegen diese dem Berufsgeheimnis im Sinne des Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO und müssen vertraulich behandelt werden, weshalb keine Mitteilungspflicht iSd Art. 14 DSGVO besteht.

4. Weitergabe von Daten an Dritte (Übermittlung)

Grundsätzlich stellen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht anderen zur Verfügung. Allerdings ist es zur Erfüllung Ihres Auftrages oder aus gesetzlichen Gründen erforderlich, Ihre Daten an Dritte weiterzuleiten.

Dies können Gerichte, Finanzämter, Sonstige Behörden, Rechtsvertreter, Kreditinstitute, Versicherungen, Hausverwaltungen, vom Klienten bestimmte Empfänger (zB Vertragspartner) oder sonstige beteiligte Dritte (auch Auftragsverarbeiter, die für uns tätig sind) sein.

In diesem Fall erfolgt die Weitergabe Ihrer Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO (aufgrund der von Ihnen erteilten Einwilligung, zur Erfüllung eines Vertrages, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, etc.).

Als Notar und im Rahmen des notariellen Tätigkeitsfeldes beziehen wir regelmäßig auch Informationen über Sie von dritter Stelle.

Wir weisen auch darauf hin, dass es sein kann, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger (vgl. oben) außerhalb Österreichs übermitteln. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten jedoch nur und ausschließlich auf Grundlage der DSGVO (angemessenes Datenschutzniveau bzw. das Setzen von Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben).

5. Speichern/Löschen von Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Die Aufbewahrung der Daten erfolgt nach den (steuergesetzlichen) Vorschriften (7 bzw 20 Jahre) bzw auch zu Beweismittelzwecken unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen bzw. solange eine Inanspruchnahme (Haftung) von uns möglich ist. Diese Frist beträgt 30 Jahre.

6. Videoüberwachung

Zum Zwecke des Eigentums- bzw. Mitarbeiterschutzes und zum Zweck der Vorbeugung gegen strafrechtsrelevante Tatbestände findet eine Videoüberwachung gewisser Bereiche der Kanzlei statt. Die Videodaten werden längstens nach 72 Stunden gelöscht.

7. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Widerspruch, Datenübertragung, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger/unzulässig verarbeiteter Daten. Einschränkungen können sich aus der den Notar treffenden Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 37 NO ergeben.

Sie haben auch das Recht, eine allenfalls erteilte Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen, sofern dem nicht gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen. Diesfalls kann unter Umständen ein erteilter Auftrag nicht erfüllt werden. In diesem Fall steht dem Notar gemäß § 8 NTG dennoch das volle Honorar für die erbrachten Leistungen zu.

Zur Geltendmachung der Ihnen zustehenden Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und/oder Datenübertragung*) wenden Sie sich an die im Folgenden näher bezeichnete Notariatskanzlei: öff. Notar Dr. Stephan Verweijen, 1050 Wien, Schönbrunner Straße 63/2 Tel: 01/581 13 13; Mail: office@notar-verweijen.at).

Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, besteht die Möglichkeit, dass Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Dies ist in Österreich die Datenschutzbehörde.

8. Verwendung von Daten – Sicherheit

Die uns zur Verfügung gestellten Daten werden nicht für andere Zwecke als durch den Mandatsvertrag oder durch Ihre Einwilligung oder sonst durch eine Bestimmung im Einklang mit der DSGVO gesteckten Zwecke verarbeitet. Davon ausgenommen ist die Nutzung für gesetzlich vorgesehene statistische Zwecke, sofern die zur Verfügung gestellten Daten anonymisiert wurden.

Wir haben dem Stand der Technik entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen getroffen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten (Schutz gegen missbräuchliche Verwendung sowohl von innen als auch von außen (etwa durch Firewalls, Viren-Scanner, Passwortrichtlinien, Rechteaufteilung, verschlossenen Serverraum, Verschlüsselungen, Zugriffsberechtigungen, etc.). Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass durch von uns nicht verursachte Fehler bei der Datenübertragung oder auch unautorisiertem Zugriff durch Dritte (Hacker, etc.) Informationen von anderen Personen eingesehen oder genutzt werden. Dafür übernehmen wir keine Haftung, sofern diese missbräuchliche Verwendung nicht von uns schuldhaft verursacht wurde.

9. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Es handelt sich dabei um kleinere Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Wir nutzen Cookies, um unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Es kann sein, dass einige Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert bleiben, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wieder zu erkennen. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie diese im Einzelfall erlauben. Sollte eine Deaktivierung von Cookies erfolgen, kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

10. Webanalyse/Server-Logfiles

Der Provider dieser Website speichert unter Umständen automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die von Ihrem Browser automatisch übermittelt werden. Davon umfasst sind Ihre IP-Adresse, Browser- und Spracheinstellung, Betriebssystem, Ihr Internet-Serviceprovider, Datum/Uhrzeit, URL. All dies soll zur Optimierung der Website in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Bereitstellung von nützlichen Informationen über unsere Dienstleistungen dienen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit personenbezogenen Datenquellen erfolgt nicht.

11. Verantwortlicher iSd DSGVO:

Öff. Notar Dr. Stephan Verweijen, 1050 Wien, Schönbrunner Straße 63/2 Tel: 581-13-13, Email: office@notar-verweijen.at

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* Sofern im Fall der Datenübertragung nicht ein unverhältnismäßiger Aufwand verursacht wird.